La partecipazione all’Evento prevede che siano raccolte informazioni che costituiscono dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation, c.d. “GDPR”), la nuova normativa europea a tutela dei dati personali. Per questo, qui sono rese tutte le informazioni sul trattamento dei dati personali legati all’Evento.

1.    Chi tratta i dati personali?

Il titolare del trattamento è l’associazione Grow Inspired by the Future, con sede in Via Respighi 8, Busto Arsizio (VA), P. IVA 03672650128 (l’“Associazione”).

In ogni momento è possibile contattarla ai seguenti recapiti:

• All’indirizzo e-mail privacy@tedxbustoarsizio.com
• all’indirizzo in Via Respighi 8, Busto Arsizio (VA).

Per effettuare il trattamento dei dati in relazione all’Evento, l’Associazione si avvale del contributo di soggetti terzi nominati responsabili o sub-responsabili; è sempre possibile richiedere l’elenco completo di tutti i responsabili e sub-responsabili dell’Associazione scrivendo all’e-mail indicata sopra: privacy@tedxbustoarsizio.com.

2.    Quali dati sono trattati?

Immagini dei partecipanti all’Evento

Nel corso dell’Evento l’Associazione potrà effettuare video e/o scattare fotografie che ritraggono i partecipanti alle videoconferenze (le “Immagini”). Si tratta di dati personali che potrebbero essere puntualmente associati a soggetti identificati e che, in ogni caso, per loro stessa natura potrebbero permettere di identificare i partecipanti all’Evento.

Dati Anagrafici

La partecipazione all’Evento prevede anche che gli ospiti forniscano delle informazioni quali nome e cognome (i “Dati Anagrafici”), nonché l’indirizzo e-mail (i “Dati di Contatto”). Tali dati sono necessari per collegare il partecipante all’Evento alla Liberatoria da questi sottoscritta nonché per identificare lo stesso ricollegandolo alle Immagini.

3.    Finalità e base giuridica del trattamento

Le Immagini, i Dati Anagrafici e i Dati di Contatto (di seguito, congiuntamente, i “Dati”) forniti saranno utilizzati esclusivamente per: (i) la raccolta, l’organizzazione e la diligente conservazione delle Liberatorie in rapporto alle Immagini e per la piena realizzazione dell’Evento; (ii) con esclusivo riferimento alle Immagini, diffondere le Immagini mediante pubblicazione e alla diffusione su vari canali di comunicazione (e.g. web, proiezioni presso manifestazioni o campagne di recruiting) della Società, nonché su pagine di social network (quali, a titolo esemplificativo, Facebook®, Instagram®, Twitter®, Linkedin® e YouTube®), della Associazione, anche sotto forma di pubblicità; (iii) con riferimento specifico ai Dati di Contatto, per trasmettere le Immagini ai partecipanti all’Evento ; e (iv) con riferimento specifico ai Dati di Contatto, anche per sottoporre ai partecipanti all’Evento un questionario di gradimento dell’Evento da parte di TED Conference LLC.

La base giuridica su cui si fondano i trattamenti è il legittimo interesse del titolare alla promozione dell’evento. Legittimo interesse che non pregiudica i diritti e le libertà degli interessati in quanto:

i) il titolare ha adottato presso la sede dell’evento apposite modalità di segnalazione delle zone che saranno oggetto principale di ripresa;

ii) il personale addetto alle riprese è stato adeguatamente formato in modo da effettuare riprese dell’evento che non si soffermino su persone specifiche tramite primi piani (salvo consenso dell’Interessato rilasciato al personale addetto alle riprese).

4.    Destinatari della comunicazione dei Dati

I Dati saranno comunicati e potranno essere conosciuti (i) da dipendenti e collaboratori dell’Associazione, debitamente designati al trattamento; (ii) da soggetti terzi che prestano servizi accessori o strumentali alle attività della Associazione e alla realizzazione dell’Evento, nominati Responsabili esterni del trattamento. Previo consenso espresso degli interessati, i Dati potranno essere resi disponibili anche a TED Conference LLC, per la trasmissione di questionari di gradimento dell’Evento.

In ogni caso, i Dati non saranno comunicati a terzi, a meno che ciò non sia necessario per adempiere a richieste dell’Autorità Giudiziaria, di Pubblica Sicurezza o di un’altra Autorità Pubblica.

5.    Luogo del trattamento dei Dati

Il trattamento dei Dati avrà luogo presso la sopraindicata sede della Associazione. I Dati saranno conservati presso server e/o archivi fisici siti all’interno dell’Unione Europea e, previo consenso espresso degli interessati, negli USA da TED Conference LLC, che non è parte del privacy shield e in assenza di altre garanzie adeguate a garantire un livello di protezione pari a quello garantito dall’Unione Europea. Non saranno effettuati trattamenti o trasferimenti dei Dati presso Paesi che non diano garanzie adeguate di tutela dei dati personali.

6.    Modalità del trattamento, periodo di conservazione dei Dati e misure di sicurezza

L’Associazione tratterà i Dati con e senza l’ausilio di strumenti elettronici, informatici o automatizzati ed hanno adottato specifiche e adeguate misure di sicurezza logiche, organizzative e tecniche per prevenire la perdita dei Dati o il loro uso non autorizzato o illecito.

I Dati non saranno trattatati e conservati per un periodo di tempo superiore a quello strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti (v. Paragrafo 3 di questa informativa): in particolare, un periodo che consenta: (i) di raccogliere, organizzare, conservare ordinatamente le Liberatorie e trattare i Dati al fine di realizzare l’Evento, così promuovendo la Società; nonché (ii) di pubblicare le Immagini a fini promozionali.

I Dati Anagrafici contenuti nelle liberatorie saranno conservati per un periodo pari a quello previsto dalla normativa sulla prescrizione.

I Dati di Contatto saranno cancellati al termine dell’Evento, dopo che tutte le Immagini sono state trasmesse agli ospiti, ai volontari preposti all’assistenza e all’organizzazione dell’Evento e agli speaker e che sarà inviato il questionario di gradimento dell’Evento.

7.    Obbligatorietà del conferimento dei Dati per partecipare all’Evento

I partecipanti all’Evento sono liberi di fornire i Dati Anagrafici e i Dati di Contatto e non sono tenuti a consentire alla raccolta delle Immagini contenenti la propria immagine;  il mancato consenso al trattamento dei Dati permetterà in ogni caso di partecipare all’Evento senza che però, del partecipante, sia acquisita alcuna Immagine.

8.    I diritti dell’interessato. Contatti per l’esercizio dei diritti

I partecipanti all’Evento, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal Codice Privacy e dal GDPR. In particolare:

Ai sensi degli artt. 12-23 del GDPR hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere la portabilità dei dati (cioè ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici). Infine, gli interessati hanno sempre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato dalla Associazione basato sul consenso reso prima della revoca) e di proporre reclamo a un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).

Al fine di esercitare i diritti, è sempre possibile contattare la Società ai seguenti recapiti:

• e-mail – privacy@tedxbustoarsizio.com

• indirizzo – Via Respighi 8, Busto Arsizio (VA)